Xử lý khiếu nại

Lắng nghe, ghi nhận sự bất tiện rồi xác minh; không suy đoán nguyên nhân hoặc hứa vượt thẩm quyền. F là An ở bộ phận hỗ trợ của công ty hư cấu 凪紡企画, M là khách hàng Mizuhara trong hội thoại.

← Tất cả tình huống

苦情への対応

ご不便をおかけしており、申し訳ございません。
Chúng tôi xin lỗi vì đang gây bất tiện cho quý khách.
Với khách, đối tácおかけする hạ hành động phía mình, ございません trang trọng hóa lời xin lỗi; dùng để ghi nhận bất tiện, không đồng nghĩa đã xác định nguyên nhân kỹ thuật.
詳しい状況をお聞かせいただけますか。
Quý khách có thể cho chúng tôi biết tình hình cụ thể được không ạ?
Với khách, đối tácお聞かせいただく là mình khiêm nhường nhận lời giải thích từ khách; dùng khi thu thập thông tin, tránh hỏi dồn với giọng nghi ngờ.
差し支えなければ、ご注文番号を伺えますか。
Nếu thuận tiện, tôi xin hỏi mã đơn hàng của quý khách được không ạ?
Với khách, đối tác伺う là khiêm nhường ngữ cho mình hỏi, ご注文 hướng tới đơn của khách; chỉ hỏi thông tin cần thiết, không dùng お伺いになれますか cho bản thân.
念のため、ご指摘の内容を確認させてください。
Để chắc chắn, xin cho tôi xác nhận lại nội dung quý khách phản ánh.
Với khách, đối tácご指摘 kính trọng phản ánh của khách, させてください xin phép mình xác nhận; dùng trước khi nhắc lại sự việc, tránh diễn giải làm nhẹ mức độ khiếu nại.
まず事実関係を確認し、そのうえで対応方法をご案内いたします。
Trước hết chúng tôi sẽ xác minh sự việc, sau đó hướng dẫn cách xử lý.
Với khách, đối tácご案内いたします là khiêm nhường ngữ cho phía mình hướng dẫn khách; dùng khi chưa đủ dữ kiện, tránh phỏng đoán lỗi do khách.
私の判断ではお約束できないため、責任者に確認いたします。
Vì yêu cầu này vượt thẩm quyền cam kết của tôi, tôi sẽ xác nhận với người có trách nhiệm quyết định.
Với khách, đối tácお約束する và 確認いたします khiêm nhường hóa việc mình làm; dùng với yêu cầu vượt quyền, tránh đùn đẩy bằng 私には分かりません rồi ngừng xử lý.
交換の手順と費用について、確認のうえご連絡いたします。
Tôi sẽ kiểm tra rồi liên hệ về thủ tục và chi phí đổi hàng.
Với khách, đối tácご連絡いたします là khiêm nhường ngữ cho mình liên hệ; dùng khi chính sách đổi cần kiểm tra, tránh nói như đã chấp nhận đổi miễn phí.
調査に時間がかかる場合も、本日午後五時までに状況をご報告いたします。
Dù việc điều tra mất thời gian, chúng tôi vẫn sẽ báo tình hình trước 5 giờ chiều nay.
Với khách, đối tácご報告いたします hạ hành động báo cáo của phía mình; dùng để hẹn cập nhật ngay cả khi chưa có kết luận, tránh nhầm hạn báo tiến độ với hạn giải quyết xong.

Hội thoại mẫu

男: 昨日届いた機器が、電源を入れても動きません。
女: ご不便をおかけしており、申し訳ございません。凪紡企画のアンが承ります。ご注文番号を伺えますか。
男: Ｎ七〇二です。明日の作業で使うので、すぐ交換してほしいです。
女: Ｎ七〇二ですね。表示ランプは点灯していますか。
男: いいえ、何も点きません。別のコンセントでも試しました。
女: 承知いたしました。交換の可否と最短のお届け日を、責任者に確認いたします。
男: いつ返事をもらえますか。
女: 本日午後三時までにお電話いたします。調査が終わらない場合も、その時点の状況をお伝えいたします。

Tình huống tiếp theo: Hẹn lịch