Từ chối khéo

依頼を丁寧に断る

1. お声がけいただき、ありがとうございます。

   Cảm ơn anh/chị đã ngỏ lời.

   Dùng chungいただく là khiêm nhường ngữ cho mình nhận lời mời; dùng để mở đầu từ chối, tránh chỉ cảm ơn rồi để đối phương tưởng đã nhận lời.

2. せっかくのお話ですが、今回は見送らせていただきます。

   Rất cảm ơn đề nghị của anh/chị, nhưng lần này tôi xin phép không tham gia.

   Dùng chung見送らせていただく là cách từ chối trang trọng khi không nhận lời mời hoặc đề nghị; ở đây 見送る nghĩa là không tiếp tục hoặc không tham gia lần này, không nhất thiết là rút khỏi việc đã nhận. Tránh lạm dụng させていただく khi không có yếu tố cho phép và lợi ích cho phía mình.

3. 申し訳ございませんが、その日程では対応いたしかねます。

   Rất tiếc, chúng tôi không thể đáp ứng theo lịch đó.

   Dùng chungいたしかねます là lời từ chối trang trọng cho việc phía mình không làm được; dùng khi đã xác định giới hạn, tránh nghĩ nó chỉ có nghĩa là hơi khó.

4. あいにく、その時間は別の予定が入っております。

   Rất tiếc, vào giờ đó tôi đã có lịch khác.

   Dùng chung入っております trang trọng hóa tình trạng lịch của mình; dùng khi trùng lịch, tránh bịa lý do hoặc tiết lộ thông tin cuộc hẹn khác không cần thiết.

5. 社内規定により、個別のお値引きはいたしかねます。

   Theo quy định nội bộ, chúng tôi không thể giảm giá riêng cho từng trường hợp.

   Với khách, đối tácいたしかねます khiêm nhường và trang trọng cho việc mình không thể đáp ứng; dùng khi thực sự có quy định, tránh viện quy định không tồn tại.

6. 今週中の完成は難しいのですが、来週火曜日まででしたら完成できます。

   Khó hoàn thành trong tuần này, nhưng chúng tôi có thể hoàn thành chậm nhất vào thứ Ba tuần sau.

   Dùng chung完成できます nói rõ có thể hoàn thành, tránh dùng 対応可能です khi người nghe cần biết hạn có thành phẩm. Chỉ đưa thời hạn thay thế sau khi kiểm tra khả năng thực hiện.

7. ご期待に添えず、申し訳ございません。

   Xin lỗi vì không đáp ứng được mong muốn của anh/chị.

   Dùng chungございません làm lời xin lỗi trang trọng; dùng sau khi nêu rõ điều không thể đáp ứng, tránh chỉ xin lỗi khiến kết luận vẫn mơ hồ.

8. 代わりに、既存の資料をご提供することは可能です。

   Thay vào đó, chúng tôi có thể cung cấp tài liệu hiện có.

   Với khách, đối tácご提供する là khiêm nhường ngữ cho mình cung cấp cho khách; dùng khi đề xuất hỗ trợ khác, tránh hứa cung cấp tài liệu không được phép chia sẻ.

Hội thoại mẫu

男

アンさん、専用の説明資料を今週中に作っていただけますか。

女

申し訳ございませんが、今週中の完成は難しい状況です。

男

来週月曜日の説明会で使いたいのですが。

女

専用資料は、来週火曜日まででしたら完成できます。代わりに、既存の資料を本日お送りすることは可能です。

男

その資料には、導入の流れも載っていますか。

女

はい。手順と必要な準備を掲載しております。

男

では、今回は既存の資料をお願いします。

女

承知いたしました。本日午後三時までにお送りいたします。