Người cần gặp vắng mặt

担当者不在時の対応

1. 申し訳ございません。水瀬はただいま席を外しております。

   Xin lỗi, hiện Minase tạm thời không có ở chỗ ngồi.

   Với khách, đối tácおります là khiêm nhường ngữ cho người cùng công ty; dùng khi chỉ vắng tạm thời. Không nói いらっしゃいません về đồng nghiệp với khách.

2. 水瀬はただいま外出しております。

   Hiện Minase đang ra ngoài.

   Với khách, đối tácしております hạ cách nói về trạng thái người bên mình. 外出 khác với nghỉ làm; đừng dùng nếu biết người đó nghỉ cả ngày.

3. 本日、水瀬は休みを取っております。

   Hôm nay Minase đang nghỉ phép.

   Với khách, đối tác取っております là cách nói khiêm nhường, lịch sự về người bên mình. Không cần tiết lộ lý do nghỉ riêng tư cho người gọi.

4. 水瀬はただいま会議中でございます。

   Hiện Minase đang họp.

   Với khách, đối tácでございます là 丁寧語, không nâng đồng nghiệp. Không nối máy vào cuộc họp nếu chưa có quy định hoặc sự đồng ý.

5. 三時ごろ戻る予定でございます。

   Dự kiến khoảng ba giờ Minase sẽ quay lại.

   Với khách, đối tác予定でございます trình bày lịch dự kiến một cách lịch sự. Không nói 必ず戻ります nếu chưa thể bảo đảm.

6. 戻りの時刻は、まだ確認できておりません。

   Hiện tôi chưa xác nhận được giờ quay lại.

   Với khách, đối tácおりません là cách nói khiêm nhường, lịch sự về trạng thái bên mình. Dùng khi chưa biết; không đoán giờ để khách chờ vô ích.

7. 戻りましたら、こちらからお電話するよう申し伝えます。

   Khi Minase quay lại, tôi sẽ nhắn để Minase gọi cho anh/chị.

   Với khách, đối tác申し伝える hạ hành động chuyển lời của mình; 戻りましたら đặt điều kiện rõ ràng. Không coi đây là lời bảo đảm sẽ gọi đúng một giờ cụ thể.

8. お急ぎでしたら、別の担当者に確認いたします。

   Nếu anh/chị cần gấp, tôi sẽ kiểm tra với người phụ trách khác.

   Với khách, đối tác確認いたします hạ hành động của mình; dùng để đề xuất phương án tiếp theo. Đừng hứa đồng nghiệp khác giải quyết được khi chưa hỏi.

Hội thoại mẫu

女

アオハネ企画の森野でございます。

男

ソラモリ技研の葉山です。水瀬様はいらっしゃいますか。

女

申し訳ございません。水瀬はただいま外出しております。

男

何時ごろお戻りでしょうか。

女

三時ごろ戻る予定でございます。お急ぎでいらっしゃいますか。

男

はい、今日の出荷について確認したいのですが。

女

それでしたら、出荷担当の風間に確認いたします。少々お待ちください。

男

お願いいたします。