Đối với các bạn đang làm việc và học tập tại Nhật Bản ai cũng ít nhất một lần chuyển nhà. Trong 11 năm ở Nhật Bản mình đã chuyển nhà đến 5 lần bao gồm chuyển nhà trong cùng Thành phố hoặc chuyển nhà từ tỉnh này sang tỉnh khác. Vậy những điều cần lưu ý khi chuyển nhà và các thủ tục bắt buộc phải làm gì? Trong bài viết này, VIVUJP sẽ liệt kê cho các bạn một số điều cần lưu ý và những thủ tục cần thiết khi bước chân vào cuộc phiêu lưu chuyển nhà, đặc biệt dành cho những bạn mới lần đầu đối mặt với nó.

Thủ tục chuyển nhà luôn là một phần quan trọng và đôi khi mất thời gian. Tuy nhiên, có thông tin quan trọng mà mình muốn chia sẻ với mọi người. Hiện nay, với tình hình ảnh hưởng của dịch COVID-19, thủ tục 転出届 (tenshutsu todoke) – tức là thông báo chuyển ra khỏi nơi ở hiện tại để chuyển đến nơi ở mới – có thể được thực hiện thông qua dịch vụ gửi bưu điện. Điều này có thể giúp tránh tình trạng đông người tại văn phòng quận hoặc thành phố.

Tuy nhiên, đừng quên rằng thủ tục 転入届 (tennyu todoke) – thông báo chuyển đến nơi ở mới – vẫn cần phải hoàn thành tại văn phòng quận hoặc thành phố, vì cần xác nhận nhân thân. Thường thì bạn cần hoàn thành thủ tục này trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới, nhưng có thể thực hiện muộn hơn một chút cũng được.

Đừng quên xác nhận với địa phương mà bạn đang sống để biết thông tin chi tiết và cập nhật những thay đổi cụ thể.

Các thủ tục cần làm trước khi chuyển nhà

1. Huỷ hợp đồng nhà

Trước khi bạn dự định chuyển nhà, hãy kiểm tra hợp đồng thuê nhà của bạn. Thường thì các hợp đồng cho thuê nhà quy định cần thông báo việc huỷ hợp đồng ít nhất 1 tháng trước. Vì vậy, bạn nên kiểm tra kỹ quy định trong hợp đồng của mình và thông báo việc huỷ hợp đồng một cách đúng quy định để tránh các rắc rối sau này.

2. Cắt hợp đồng điện, nước, ga, internet: Đảm Bảo Sự Thuận Lợi

Cắt hợp đồng với các dịch vụ cơ bản như điện, nước, ga, và internet là một bước quan trọng khi chuyển nhà. Các thủ tục này đôi khi đòi hỏi thời gian và có thể cần phải hẹn gặp nhân viên của các nhà cung cấp dịch vụ. Để đảm bảo sự thuận lợi, hãy xem xét những điểm sau:

• Kiểm tra hợp đồng của bạn để biết mức thời gian thông báo cần thiết trước khi cắt hợp đồng. Thông thường, bạn cần thông báo ít nhất 1 tháng trước.
• Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ và xác nhận các bước cắt hợp đồng. Đôi khi, bạn cần phải hẹn gặp họ để thực hiện thủ tục này.
• Đảm bảo rằng bạn đã sao lưu thông tin liên quan đến các dịch vụ, chẳng hạn như tài khoản email và mật khẩu của dịch vụ internet của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh các rắc rối sau khi chuyển nhà.
• Nếu bạn cắt hợp đồng điện, nước, ga, hãy thực hiện kiểm tra cuối cùng để đảm bảo không có thiết bị nào vẫn đang sử dụng và đang tiêu tốn tài nguyên không cần thiết. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và bảo vệ môi trường.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể đảm bảo rằng việc cắt hợp đồng với các dịch vụ cơ bản sẽ diễn ra một cách suôn sẻ trong quá trình chuyển nhà của bạn. Các bạn nên kiểm tra lại các hợp đồng một cách cẩn thận đặc biệt là Internet, bạn mình đã bị bên công ty Internet gửi hồ sơ cho luật sư đòi tiền sử dụng dịch vụ trong 2 năm sau khi chuyển nhà dù không sử dụng, vì lúc chuyển nhà tin tưởng giao toàn bộ việc cắt hợp đồng cho công ty chuyển nhà của Nhật.

3. Thông Báo Chuyển Ra Khỏi Tỉnh/Thành Phố Hiện Tại: Thủ Tục Quan Trọng

Thủ tục này, trong tiếng Nhật gọi là 転出届 (tenshutsu todoke), là một phần quan trọng trong quá trình chuyển nhà và đòi hỏi một số bước cụ thể. Dưới đây là thông tin chi tiết về quy trình:

• Bạn cần thực hiện thủ tục này tại cơ quan hành chính địa phương, thường là kuyakusho hoặc shiyakusho, tại tỉnh/thành phố hiện tại của bạn. Để đảm bảo sự thuận lợi, bạn nên tiến hành thủ tục này ít nhất 1 – 2 tuần trước khi dự định chuyển đi. Người thực hiện thủ tục có thể là bạn, vợ/chồng hoặc thành viên trong gia đình của bạn. Họ cần mang theo các giấy tờ như thẻ cư trú (在留カード) hoặc hộ chiếu, bằng lái xe (nếu có), con dấu (inkan) và điền vào mẫu đơn 転出届, mà thường có sẵn tại cơ quan hành chính.
• Sau khi hoàn thành thủ tục tại tỉnh/thành phố hiện tại, bạn sẽ nhận được chứng nhận ra khỏi tỉnh/ thành phố, gọi là 転出証明書 (tenshutsu shoumesho). Chứng nhận này cần được mang đến nơi bạn sẽ ở mới để tiếp tục thủ tục nhập vào tỉnh/ thành phố đó. Nếu bạn quên làm trước, bạn sẽ phải thực hiện mọi thứ qua dịch vụ bưu điện, gây mất thời gian đáng kể.
• Nếu bạn chỉ chuyển nhà trong cùng một thành phố, thủ tục sẽ khác và được gọi là 転居届 (tenkyo todoke), vẫn phải thực hiện tại cơ quan hành chính địa phương.
• Nếu bạn đang tham gia bảo hiểm quốc dân (国民健康保健: kokumin kenkou hoken) (không phải bảo hiểm công ty), bạn cũng cần thực hiện thủ tục kết thúc bảo hiểm quốc dân tại tỉnh/thành phố hiện tại của bạn.
• Đối với những người điều khiển xe máy (50cc – 125cc), bạn cần xin giấy chứng nhận ngừng lái xe 廃車証明書 (haisha shoumeishou) tại nơi cư trú cũ khi thực hiện thủ tục 転出届 (tenshutsu todoke) ở trên, để làm thủ tục đăng ký lại xe máy tại nơi bạn sẽ ở mới.

Việc thực hiện đầy đủ và đúng thủ tục là rất quan trọng để đảm bảo việc chuyển nhà của bạn diễn ra một cách thuận lợi và không gây ra bất kỳ rắc rối nào sau này.

4. Thủ Tục Chuyển Đồ Đến Địa Chỉ Mới (郵便物の転送届: yubinbutsuu no tensou todoke)

Để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thư từ hoặc bưu phẩm quan trọng nào sau khi chuyển nhà, bạn cần thực hiện thủ tục chuyển đồ đến địa chỉ mới, tiếng Nhật gọi là yubinbutsuu no tensou todoke. Dưới đây là cách thực hiện thủ tục này:

Bạn có thể thực hiện thủ tục này tại bưu điện gần nhất hoặc trực tuyến trên trang web của bưu điện. Thủ tục trực tuyến có thể rất tiện lợi.
Khi bạn thông báo chuyển địa chỉ, bưu điện sẽ giúp bạn chuyển đồ được gửi đến địa chỉ cũ sang địa chỉ mới trong vòng 1 năm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn nhận được thư từ hoặc bưu phẩm sau khi đã chuyển đi. Bưu điện sẽ hỗ trợ bạn để chuyển đồ đó đến địa chỉ mới một cách dễ dàng và miễn phí, miễn là bạn đã thực hiện thủ tục đăng ký địa chỉ mới với bưu điện trước đó.

Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào và tiết kiệm thời gian cũng như công sức khi phải tự điều phối việc nhận được thư từ và bưu phẩm sau khi đã chuyển địa chỉ. Thủ tục này cũng có thể làm với Kuroneko Yamato hoặc Sagawa nếu bạn có tài khoản sử dụng dịch vụ chuyển phát của 2 công ty trên.

5. Thay Đổi Địa Chỉ: Bước Quan Trọng Trong Chuyển Nhà

Khi chuyển nhà, có một số thủ tục quan trọng mà bạn cần thực hiện để cập nhật địa chỉ của bạn. Dưới đây là cách thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ cho các dịch vụ và tổ chức quan trọng như ngân hàng và công ty điện thoại:

• Thay Đổi Địa Chỉ Với Ngân Hàng: Nếu bạn có tài khoản ngân hàng hoặc sử dụng các dịch vụ của ngân hàng, đảm bảo liên hệ với ngân hàng của bạn để thông báo việc thay đổi địa chỉ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn cần thay đổi địa chỉ liên quan đến thẻ ATM, thẻ tín dụng và các giao dịch tài chính khác.
• Thay Đổi Địa Chỉ Với Công Ty Điện Thoại: Nếu bạn có hợp đồng với một công ty điện thoại di động hoặc cố định, hãy liên hệ với họ để cập nhật địa chỉ mới. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn không bị mất dịch vụ hoặc gặp rắc rối về việc liên lạc sau khi chuyển nhà.
• Cập Nhật Địa Chỉ Với Các Dịch Vụ Còn Lại: Ngoài ngân hàng và công ty điện thoại, đảm bảo bạn cập nhật địa chỉ mới với các dịch vụ khác mà bạn đã ký hợp đồng và sử dụng địa chỉ cũ, như dịch vụ internet, dịch vụ cáp, cơ quan chính phủ, và mọi người khác có thể cần liên hệ với bạn.

Thực hiện thủ tục này sớm sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn không bị mất dịch vụ hoặc thông tin quan trọng sau khi chuyển địa chỉ. Điều này cũng sẽ giúp bạn duy trì liên lạc và tiếp tục cuộc sống hàng ngày một cách thuận lợi sau khi chuyển nhà.

6. Thủ Tục Xử Lý Đồ Không Dùng Nữa:

Khi bạn cần xử lý những đồ không còn sử dụng nữa sau khi chuyển nhà, có một số tùy chọn cho việc loại bỏ chúng một cách hiệu quả. Dưới đây là một số hướng dẫn để xử lý đồ không còn dùng nữa:

Vứt Đồ Nhỏ:

Đối với những đồ nhỏ như nồi niêu, ấm nước và các vật dụng tương tự, bạn có thể vứt chúng dưới dạng rác không cháy theo lịch vứt rác của nơi bạn đang ở hiện tại, giống như cách vứt rác bình thường.

Vứt Đồ Lớn:

Đối với các đồ lớn như đệm, giường, và đồ điện gia dụng, bạn cần phải thực hiện thủ tục đặc biệt để vứt chúng. Thủ tục này gọi là “粗大ごみの処分” (sodaigomi no shobun). Ở nơi bạn sống, có một trung tâm xử lý rác thải chuyên nhận các đồ lớn này. Dưới đây là cách thực hiện thủ tục này:

1. Liên hệ với trung tâm xử lý rác thải thông qua số điện thoại được cung cấp tại nơi vứt rác của bạn.
2. Miêu tả đồ cần vứt và xác nhận số tiền phải trả khi vứt đồ.
3. Đi tới cửa hàng tiện lợi (konbini) và mua thẻ vứt rác (gọi là “粗大ごみ処理券” – sodaigomi shoriken) tương đương số tiền đó.
4. Dán thẻ này lên đồ cần vứt theo hướng dẫn của trung tâm.
5. Vào ngày được hẹn, đưa đồ đến địa điểm mà trung tâm xử lý rác thải hướng dẫn trước đó.

Thủ tục này giúp đảm bảo việc vứt đồ lớn được thực hiện một cách hợp pháp và tiện lợi.

Cho Đồ Còn Có Giá Trị:

Nếu bạn có đồ còn có giá trị nhưng không còn cần dùng nữa, hãy xem xét các tùy chọn sau:

1. Tham gia vào các nhóm thanh lý đồ trên mạng xã hội như Facebook để tìm người quan tâm đến đồ của bạn.
2. Liên hệ với người bạn quen hoặc gia đình để hỏi họ có cần đồ này không.
3. Liên hệ với các cửa hàng bán đồ cũ (リサイクルショップ) ở gần nơi bạn sống và thỏa thuận với họ để họ đến lấy đồ hoặc bán lại đồ với giá rẻ hoặc miễn phí.

Thực hiện những tùy chọn này không chỉ giúp bạn loại bỏ đồ không cần dùng mà còn giúp đồ này tìm được một người mới có thể cần nó. Điều này cũng có lợi cho môi trường và xã hội nói chung.

Đối với những đồ đạc bạn dự định vẫn sử dụng ở nơi ở mới hãy đóng gói và liệt kê một cách cẩn thận, liên hệ các công ty chuyển nhà uy tín để nhận được tư vấn của họ. Trong bài viết “Các công ty chuyển nhà uy tín tại Nhật Bản” VIVUJP sẽ giới thiệu cho các bạn những công ty chuyển nhà uy tín nhất.

7. Dọn Dẹp Nhà Cửa Trước Khi Chuyển Nhà:

Trong ngày chuyển nhà, việc dọn dẹp nhà cửa là một bước quan trọng. Dưới đây là một số hướng dẫn để bạn thực hiện quy trình dọn dẹp một cách hiệu quả:

1. Vứt Rác: Đảm bảo bạn vứt hết rác và thải đúng cách theo quy định của nơi bạn sống. Điều này bao gồm vứt rác thải và tái chế các vật liệu khi cần thiết.
2. Bảo Dưỡng Nhà: Kiểm tra tình trạng nhà cửa và bảo dưỡng mọi phần của nó. Đảm bảo rằng không có hư hại nghiêm trọng hoặc vấn đề nào cần được báo cáo và sửa chữa.
3. Kiểm Tra và Xác Nhận: Thường thì bên công ty bất động sản hoặc chủ nhà sẽ đến kiểm tra tình trạng nhà cửa trước khi bạn giao lại nhà. Đảm bảo bạn sẵn sàng để họ kiểm tra và xác nhận mọi thứ.

Việc dọn dẹp và bảo dưỡng nhà cửa không chỉ giúp bạn đảm bảo tình trạng nhà cửa được duyệt nhanh chóng mà còn giúp bạn rời khỏi căn nhà cũ một cách tổ chức và tiếp tục cuộc hành trình mới.

Xem thêm: Cách phân loại rác tại Nhật Bản

2. Các Thủ Tục Sau Khi Chuyển Nhà

1. Thủ Tục Xin Nhập vào Tỉnh/Thành Phố Mới

Thủ tục này tiếng Nhật gọi là 転入届 (tennyu todoke), và bạn cần làm tại kuyakusho hoặc shiyakusho mới (nơi bạn chuyển đến) trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến. Người đến làm thủ tục có thể là bản thân bạn, vợ/chồng, hoặc người sống cùng trong gia đình. Dưới đây là danh sách giấy tờ cần thiết cho thủ tục này:

• Giấy thông báo xin nhập vào nơi ở mới (転入届: có sẵn ở ku hoặc shi).
• Giấy chứng nhận đã ra khỏi tỉnh/thành phố cũ (転出証明書: đã nói ở trên).
• Thẻ cư trú hoặc hộ chiếu.
• Thẻ My Number của các thành viên trong gia đình.
• Con dấu (inkan).

Nếu bạn quên làm 転出届 ở nơi cũ và đã chuyển đi, bạn cần liên hệ với kuyakusho hoặc shiyakusho cũ, trình bày tình huống và điền vào tờ 転出届 (郵送用) lấy từ nơi mới. Đính kèm bản sao của giấy tờ cần thiết như thẻ cư trú/hộ chiếu (xác nhận lại với ku hoặc shi cũ), 1 phong bì mới có dán tem và ghi địa chỉ nơi bạn ở mới. Sau đó, gửi tất cả giấy tờ này qua bưu điện để đợi giấy xác nhận từ nơi cũ (quá trình này mất từ 10 ngày đến 2 tuần, vì vậy hãy nhớ làm thủ tục đúng hạn).

Nếu bạn chuyển nhà trong cùng thành phố, thủ tục là 転居届 (tenkyo todoke). Giấy tờ cần thiết tương tự 転入届 (tennyu todoke) ở trên, chỉ thay tờ 転入届 (tennyu todoke) bằng tờ 転居届 (tenkyo todoke).

2. Đối với Những Người theo Bảo Hiểm Quốc Dân

Khi bạn đến nơi ở mới, bạn phải làm thủ tục đổi địa chỉ và nhập vào tỉnh/thành phố mới cho bảo hiểm quốc dân, cũng làm tại kuyakusho hoặc shiyakusho mới. Bạn có thể thực hiện thủ tục này cùng ngày với 転入届 (tennyu todoke) để tiết kiệm thời gian.

Lưu ý: Các thủ tục được thực hiện tại ku hoặc shi. Nếu một người khác trong gia đình thực hiện thủ tục thay bạn, cần phải có thêm giấy uỷ thác 委任状 (ininjou), có thể tải xuống từ trang chủ của ku hoặc shi mới.

3. Đối với các bạn Có Xe Ô Tô

Nếu bạn có xe ô tô và chuyển đến nơi ở mới, bạn cần làm thủ tục đổi địa chỉ trên các giấy tờ sau:

• Bằng lái xe: 運転免許証
• Chứng nhận chỗ đỗ xe: 自動車保管場所証明書
• Chứng nhận đăng kiểm xe: 車検証
• Bảo hiểm xe: 自賠責保険

VIVUJP sẽ có một bài hướng dẫn riêng cho các bạn có xe ô tô vì những thủ tục này có trình tự thực hiện và thời gian thực hiện bị giới hạn nên các bạn đặc biệt lưu ý. Xem bài viết “Thủ tục liên quan đến xe ô tô khi chuyển nhà tại Nhật Bản” để biết thêm chi tiết.

4. Đổi Địa Chỉ và Đăng Ký Xe Máy

Nếu bạn sở hữu một chiếc xe máy có dung tích từ 50cc đến 125cc, bạn cần xin giấy chứng nhận ngừng lái xe (廃車証明書 – haisha shoumeishou) tại địa chỉ cũ khi thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ (転出届 – tenshutsu todoke). Sau đó, bạn mang giấy tờ này đến kuyakusho hoặc shiyakusho ở địa chỉ mới để thực hiện thủ tục đổi địa chỉ và đăng ký xe máy, nhận biển số xe mới.

Nếu chiếc xe máy của bạn có dung tích lớn hơn 125cc, bạn cần thực hiện thủ tục đổi địa chỉ và đăng ký xe tại cơ quan quản lý giao thông đường bộ (陸運局) tại địa chỉ mới.

Quan trọng nhất, hãy nhớ rằng bạn phải thực hiện các thủ tục này trong vòng 15 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới. Đây là những thủ tục quan trọng cần thiết khi bạn chuyển nhà tại Nhật Bản.

5. Chào tạm biệt hàng xóm cũ và Chào hỏi hàng xóm mới

Khi bạn chuẩn bị chuyển nhà, việc chào tạm biệt hàng xóm cũ và chào hỏi hàng xóm mới là một phần quan trọng trong quá trình chuyển địa điểm sống.

Chào tạm biệt hàng xóm cũ:

Nếu bạn có quan hệ tốt với hàng xóm ở nơi ở cũ thì nên chào hỏi họ trước lúc chuyển đi, trừ mấy ông chú Nhật già cô đơn lẽ loi lập dị ra :)))

Chào hỏi hàng xóm mới:

• Thăm gặp: Khi bạn đến nơi ở mới, hãy thử ghé thăm hàng xóm mới của bạn và tự giới thiệu. Đây là cách tốt để bắt đầu tạo mối quan hệ thân thiện. Nên chuẩn bị một món quà nhỏ, không cần phải là quà đắt tiền.
• Tham gia cộng đồng: Tham gia các hoạt động cộng đồng và sự kiện trong khu vực mới có thể giúp bạn gặp gỡ hàng xóm mới một cách tự nhiên và dễ dàng. Hỏi thông tin trên 市役所、区役所 để biết ai là người phụ trách các hoạt động cộng đồng nơi bạn đang sống.

Chúc các bạn có trải nghiệm tích cực ở nơi ở mới và xây dựng được các mối quan hệ tốt hàng xóm, đừng quên kết nối với cộng đồng người Việt ở khu vực các bạn sinh sống để giúp đỡ lẫn nhau.